Einde tijdperk van papieren archivering bij gemeente Utrecht

UTRECHT - Het archief van de gemeente Utrecht wordt in navolging van het besluit van het college per 1 januari 2017, als één van de eerste grote gemeenten in Nederland, volledig digitaal beheerd en bewaard. Utrecht sluit met de digitale vervanging van het archief een tijdperk van 650 jaar aan papieren archivering af.

Vanaf 1 januari 2017 worden documenten louter digitaal gearchiveerd. Een papieren origineel dat binnenkomt wordt gescand en daarna vernietigd. Alleen het digitale document wordt opgeslagen. Hiervoor gelden vanaf 1 januari 2017 nog een beperkt aantal uitzonderingen. Dit gaat met name over papieren documenten die volgens wetgeving nog niet vervangen mogen worden, of die dermate vertrouwelijk zijn dat ze ongezien door moeten naar de behandelaar. Met terugwerkende kracht wordt ook het archief vanaf 1 januari 2013 digitaal beheerd.

Utrecht sluit met dit besluit aan bij de landelijke ontwikkeling van de digitale overheid, de bevordering van actieve openbaarheid en een transparant openbaar bestuur. Overigens betekent dit besluit niet dat de gemeente niets meer op papier verstuurt. Bewoners zullen altijd nog informatie op papier ontvangen waar dat nog nodig blijft.

Bron: Gemeente Utrecht