Mogelijk 9.000 patiëntbrieven van UMC Utrecht niet verzonden

Het UMC Utrecht heeft vastgesteld dat zo’n 9.000 patiëntbrieven in het elektronisch patiëntendossier (EPD) onbedoeld de status 'niet verzonden' heeft behouden. Dat betekent dat niet zeker is of de patiënt of zijn andere zorgverleners deze brief heeft ontvangen. Het gaat om brieven die in de periode 1 maart 2024 tot en met 1 april 2026 zijn aangemaakt.

Uit een steekproef blijkt dat in een groot deel van de gevallen de patiënt de brief op een andere manier heeft ontvangen. Een brief kan bijvoorbeeld zijn afgedrukt en tijdens een afspraak aan een patiënt zijn meegegeven. Dat weet het ziekenhuis op dit moment echter niet voor alle brieven zeker. Het UMC Utrecht onderzoekt nog welke gevolgen dit mogelijk heeft.

Op dit moment zijn er geen aanwijzingen dat de niet verzonden brieven gevolgen hebben gehad voor de zorg, maar dat is ook nog niet uitgesloten. Belangrijke informatie moet patiënten en zorgverleners op tijd bereiken en iedereen moet kunnen vertrouwen op een volledig en actueel medisch dossier. Per jaar verstuurt het UMC Utrecht ongeveer 500.000 brieven. Het had volgens het ziekenhuis niet mogen gebeuren dat bij een deel daarvan twijfel over verzending aan de patiënt is ontstaan.

Om alle twijfel weg te nemen worden de komende weken alle brieven een voor een beoordeeld. Op basis van die beoordeling wordt bepaald welke vervolgactie nodig is.

Het UMC Utrecht heeft direct maatregelen genomen om de kans op herhaling zo klein mogelijk te maken. Zo zijn de werkafspraken rondom het verwerken en verzenden van patiëntbrieven aangescherpt, krijgen medewerkers aanvullende instructie over het juiste gebruik van het systeem en worden periodiek controles uitgevoerd op brieven die nog niet zijn verzonden.

Daarnaast wordt zorgvuldig geëvalueerd hoe dit heeft kunnen gebeuren en waarom dit niet eerder is gesignaleerd. Op basis van deze evaluatie bepaalt het ziekenhuis welke aanvullende verbetermaatregelen nodig zijn voor de langere termijn.