Digitaal vergaderen? 5 redenen waarom fysieke meetings beter zijn

Natuurlijk is het makkelijk om meetings digitaal te organiseren. Niemand hoeft in de file te staan en de drempel om deel te nemen is een stuk lager. En er kan prima vergaderd worden als iedereen achter een scherm zit. Maar de leukste meetings vinden toch echt fysiek plaats. Je hebt rechtstreeks contact met de aanwezigen en de meetings leveren vaak meer op. Ben je benieuwd naar de voordelen van fysiek vergaderen? Je leest het in dit artikel.

Als eerste de locatie van de meeting. Om dit punt goed te begrijpen, mag je jezelf eerst afvragen wanneer de beste ideeën ontstaan. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar meestal gebeurt dit niet in de vaste vergaderruimte op het werk. De creativiteit komt vaak pas echt tot uiting als mensen in een andere omgeving zitten. Gelukkig zijn er veel locaties die speciaal zijn ingericht voor vergaderingen. De mogelijkheden voor een congres organiseren in de regio Utrecht zijn zeer talrijk. Wie weet kun je de meeting onder werknemers uitbreiden naar een samenzijn van de complete branche.

Brainstormen is hartstikke goed. Alleen moet er ook een moment komen waarop er echt knopen worden doorgehakt. En ook dat gebeurt sneller tijdens fysieke meetings. Digitaal stemmen is vreemd. Wanneer iedereen in dezelfde ruimte vertoeft, is het veel eenvoudiger om tot een gezamenlijk besluit te komen. Je motiveert meteen je keuze en maakt die keuze waarschijnlijk met het team. Digitaal mis je de onderlinge mimiek en is het moeilijk om de sfeer van de vergadering te proeven. Je waardeert de mening en keuzes van anderen sneller als je bij elkaar bent.

Vergaderingen die tussendoor gepland worden, kosten gevoelsmatig vaak meer tijd. Wanneer je van tevoren weet dat je een hele dag in een hotel in de regio Utrecht zit, neem je de tijd. Bovendien zijn er geen afleidingen die je op je werk wel hebt. Om over thuis nog maar te zwijgen. Daar kan altijd iemand binnenstappen of de wasmachine geeft aan dat de was klaar is. En op kantoor zijn er altijd collega’s die even snel iets moeten vragen. Daarom is het slim om ergens op locatie te gaan zitten. Dan zijn er geen afleidingen en is de vergadering veel vruchtbaarder.

Een meeting op locatie is de perfecte gelegenheid om een dagvoorzitter of gespreksleider in te huren. Deze mensen zijn vaak ervaren ex-ondernemers of creatieve genieën. In beide gevallen gaan ze je verwennen met een hoop ideeën en inzichten. Dat maakt de meeting op voorhand al een succes.

Tot slot is een meeting op locatie de perfecte kans om er een teamuitje aan vast te plakken. Utrecht is op dat gebied een prima voorbeeld. In de stad kun je natuurlijk van alles doen, van een hapje eten tot een mooie theatervoorstelling. Voor het teamgevoel is het alleen maar goed om de vergadering nog wat te rekken.