Het Utrechts college heeft een extern bureau de opdracht gegeven onderzoek te doen naar het gemeentelijk handelen in het handhavingsdossier in de binnenstad dat de afgelopen jaren is geëscaleerd. Inmiddels is het onderzoek afgerond. De belangrijkste conclusie is een gebrek aan regie op het dossier en een gebrek aan regie binnen de organisatie. Het college neemt de conclusies en aanbevelingen in het eindrapport volledig over. Op basis van rapport neemt de gemeente een aantal verbetermaatregelen.
Het gebrek aan regie is volgens de onderzoekers de belangrijkste oorzaak voor het verloop en de escalatie van het dossier. Het gaat dan om regie over het bewaken van overzicht, het sturen op resultaten, het bepalen van de juiste strategie en ervoor zorgen dat de juiste acties in gang worden gezet. De onderzoekers constateren dat de wijze waarop de gemeentelijke organisatie in dit dossier heeft gehandeld niet te wijten is aan één of enkele personen die hun werk niet goed hebben gedaan, maar hoe twee organisatieonderdelen zich geen raad wisten met een complex dossier, dat anders is dan gebruikelijk.
Wethouder Eelco Eerenberg (VTH): ‘Het dossier waar het hier om gaat loopt ondertussen al jarenlang. In die tijd heeft dit dossier zich kunnen ontwikkelen tot een (juridisch) veelkoppig monster en heeft geleid tot hoge kosten voor de gemeente. Ik snap dat dit tot onvrede en verbazing leidt in de stad. Het rapport is daarin heel duidelijk: dat is ook te wijten aan gebrek aan regie binnen de gemeente. Dat is gewoonweg niet goed en had nooit mogen gebeuren.’
Wethouder Rachel Streefland (P&O): ‘Ik zie een groot verantwoordelijkheidsgevoel bij medewerkers en de wens zaken zelf te willen oplossen. Dit is een kracht, maar heeft een keerzijde. Want soms gaat het niet goed. Dan worden niet op tijd de juiste mensen erbij gehaald om de goede beslissingen te nemen. Dit dossier is daar een pijnlijk voorbeeld van, maar geeft ook de noodzakelijke urgentie om snel verbeteracties door te voeren. Zoals bijvoorbeeld het verder versterken van leiderschap en de bijbehorende sturing binnen de organisatie.’
Het college onderschrijft de analyse van het onderzoeksbureau volledig. Ingrijpende keuzes en mogelijke afbreukrisico’s zijn verkeerd ingeschat. Daarnaast herkent het college twee elementen van de gemeentelijke cultuur, die breder spelen in de organisatie. Het komt te vaak voor dat (1) er niet wordt opgeschaald als mensen vastlopen en (2) dat er te laat regie wordt genomen.
Het eindrapport van Berenschot, de huidige aanpak van het handhavingsdossier en de observaties van de gemeente zijn aanleiding voor onderstaande verbetermaatregelen. Hiermee wordt invulling gegeven aan de aanbevelingen van Berenschot en zet de gemeente extra stappen.
– Investeren in de ontwikkeling in de volledige breedte van de betrokken afdelingen;
– investeren in de samenwerking tussen organisatieonderdelen en meer specifiek enkele teams van afdelingen VTH (Vergunningen, Toezicht, Handhaving) en FIJ (Financiën, Inkoop en Juridische Zaken);
– potentieel complexe dossier buiten ‘de lijn’ beleggen;
– op orde brengen van het informatiebeheer;
– vergroten van de aandacht voor juridische kwaliteit en rechtsstatelijkheid; en
– interventies gericht op verandering van de organisatiecultuur.
In 2018 gaf de gemeente de opdracht een keldermuur tussen twee panden in de binnenstad te herstellen. In 2019 volgde hierop een last onder bestuursdwang (het moederbesluit). In de jaren daarna is het dusdanig geëscaleerd dat de gemeente grote bedragen verschuldigd is aan de eigenaar van het pand. Doordat er bij procedures niet op tijd is gereageerd, zijn wettelijke termijnen overschreden. De eigenaar heeft in de loop van de jaren tientallen procedures gestart richting gemeente. Te denken valt aan Wob/Woo-verzoeken, handhavingsverzoeken, vergunningsaanvragen en het consequent toepassen van bezwaar- en beroepsprocedures die in elkaar grijpen.
