Overheid kan volgens Universiteit Utrecht bijna een miljard euro per jaar besparen via slimmere inkoop

De Nederlandse overheid kan jaarlijks honderden miljoenen euro’s besparen door vaker in te kopen op basis van de laagste prijs en betere toegankelijkheid van inkoopdata. Dat blijkt uit twee recente literatuuronderzoeken van het Utrecht University Centre for Public Procurement (UUCePP), uitgevoerd door Vitezslav Titl en Fredo Schotanus in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken en de Rijksinkoopsamenwerking. De onderzoeken bieden concrete handvatten om gerichter te sturen op kostenefficiëntie, terwijl dit niet of maar beperkt ten koste hoeft te gaan van kwaliteit.

Uit het eerste onderzoek blijkt dat een verschuiving van 5 tot 10% van het standaardgebruik van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) naar aanbestedingen op basis van de laagste prijs kan leiden tot jaarlijkse besparingen van €255 tot €510 miljoen. Deze besparingen gelden met name voor eenvoudigere aanbestedingen, zoals kantoorartikelen en standaard onderhoudswerkzaamheden, als de kwaliteit tussen leveranciers nauwelijks verschilt. Nederland gebruikt BPKV momenteel veel vaker dan vrijwel alle andere EU-landen, terwijl dit model niet altijd tot een betere prijs-kwaliteitverhouding leidt . Dat komt mede omdat dit een wettelijke verplichting is waarvan alleen gemotiveerd afgeweken mag worden.

Daarnaast toont het tweede onderzoek aan dat betere toegankelijkheid van publieke inkoopdata eveneens forse besparingen mogelijk maakt. Door meer transparantie en het gebruik van een nationale dataspace voor overheidsopdrachten – een centrale plek voor het ontsluiten van inkoopdata – kunnen aanbestedende diensten leveranciers gerichter en effectiever met elkaar laten concurreren, vaker samen inkopen, beter leren van elkaar en vaker corruptie of vriendjespolitiek voorkomen. De onderzoekers ramen het jaarlijkse besparingspotentieel hiervan op €140 tot €465 miljoen .

Alle berekeningen in het rapport zijn gebaseerd op wetenschappelijke literatuur over laagste-prijsinkoop, BPKV en datatoegankelijkheid. De onderzoekers hebben daarbij resultaten uit eerder onderzoek in andere landen omgerekend naar de Nederlandse context.

“De grote omvang van de Nederlandse publieke inkoop, €116 miljard in 2023, maakt dat zelfs kleine verbeteringen grote financiële impact hebben”, aldus Fredo Schotanus. “Met gerichte keuzes in prijsmodellen en data-ontsluiting kan de overheid structureel efficiënter inkopen”.

Vitezslav Titl voegt daaraan toe: “Naast de door ons gekwantificeerde besparingen zijn er waarschijnlijk nog meer besparingsmogelijkheden, die we in deze onderzoeken niet hebben kunnen doorrekenen. Denk aan minder vaak inkopen en het kritisch heroverwegen van hoge kwaliteitsnormen waar die geen hoge aantoonbare meerwaarde opleveren. ”

“Dit gaat bijvoorbeeld om situaties waarin langer gebruik gemaakt kan worden van bestaande oplossingen of om situaties waarin te strenge kwaliteitseisen in aanbestedingen worden opgelegd, die weliswaar de kwaliteit waarborgen, maar weinig meerwaarde leveren ten opzichte van lagere, goedkopere alternatieven. Juist in tijden van bezuinigingen is het belangrijk om ook dit soort bredere strategische keuzes onder de loep te nemen.”