Hoe vergaderen is veranderd na corona

Niemand kijkt er meer van op als er wordt gesproken van corona maatregelen. De corona-aanpak die begin 2020 begon, lijkt inmiddels verweven te zijn in onze dagelijkse gang van zaken. Inmiddels zijn we ruim twee jaar verder en leven we zonder al te veel maatregelen. Weer een beetje terug naar het ‘oude normaal’ dus. Toch zijn er in die twee jaar tijd heel wat dingen veranderd. Dingen die voorheen heel gewoon waren en inmiddels toch wat anders worden aangepakt. Vooral binnen de werkomgeving. Vergaderen is hiervan een goed voorbeeld. Maar wat is er nu eigenlijk precies allemaal veranderd en zal dit echt niet meer omgedraaid worden?

Vergaderlocaties worden eerder gereserveerd

Een opvallende verandering is dat vergaderlocaties veel eerder worden gereserveerd. Dit komt vooral doordat er strengere eisen aan de locatie worden gesteld. Stel, je organiseert een vergadering begin januari. De ervaring van de afgelopen jaren leert ons dat we veel te maken krijgen met het virus gedurende het najaar en de winter. De afgelopen jaren stonden dan ook in het teken van maatregelen. Niemand kan voorspellen wat het virus de komende winter gaat doen en welke (en of) er maatregelen genomen moeten worden. Daarom is het van belang dat de vergaderlocatie die je kiest nu al voldoet aan de bekendste maatregelen.

De grootte van de vergaderlocatie is hierbij van essentieel belang. Grote kans dat in de winter bijvoorbeeld de 1,5 meter maatregel terugkomt. Dan is het wel zo prettig als je nu al weet dat dit mogelijk gaat zijn.

Door de huidige strenge eisen worden vergaderlocaties dus ruim van tevoren geboekt. Wil je nu een vergaderlocatie Utrecht of omstreken boeken? Dan is de kans groot dat je pas aan het einde van het jaar een plekje kunt krijgen. Waar voorheen drie maanden van tevoren reserveren voldoende is, zien we nu dat dit termijn steeds langer wordt. Houd hier rekening mee en boek op tijd om teleurstelling en extra stress te voorkomen.

Fysieke vergadering is exclusiever geworden

In ruim twee jaar tijd zijn er heel weinig ‘gewone’ vergaderingen geweest. We hebben dus nog wel wat in te halen de komende tijd. Opvallend is dat de meeste mensen ook de voorkeur geven aan de fysieke vergadering en dit daadwerkelijk gemist hebben de afgelopen tijd. Dit is opvallend gezien vergaderen niet altijd met veel plezier wordt gedaan. Echter, het online vergaderen was ook niet altijd even prettig. Minder goed kunnen communiceren, elkaar slecht kunnen aankijken en niet zien wat de ander daadwerkelijk aan het doen was, was in veel gevallen funest voor de effectiviteit van de vergadering.

We hebben de afgelopen jaren zoveel contact met onze werknemers en collega’s gemist. We willen elkaar gewoon weer echt kunnen aankijken, een hand kunnen geven en samen kunnen genieten van grapjes die enkel de insiders kunnen begrijpen. Vergaderen kán ook heel gezellig zijn. Het hoort bij het werkleven en het is duidelijk dat ook dit de afgelopen jaren erg gemist is. Tijd om dus weer ouderwets te genieten van een fysieke vergadering.